In ‘n hierdie blog gaan ons kyk na wat ‘n hibriede werkstelsel is. Ons gaan ook wenke (aan die werknemers en werkgewers) om die stelsel so goed moontlik te laat werk, bespreek. Laastens gaan ons ook Kwikstert se ervaring hierin bespreek.
Wat is ‘n hibriede werkstelsel?
‘n Hibriede werkstelsel is wanneer ‘n besigheid die 8:00 – 17:00 kantoor-ure stelsel vervang met ‘n stelsel waar werknemers sekere tye op kantoor is en sekere tye van die huis af werk. Die wyses waarop hierdie stelsel gebruik kan word, hang van die besigheid se benodighede af. In sekere gavalle word daar ‘n skedule opgestel om seker te maak dat daar ‘n sekere aantal mense te alle tye by die kantoor is, in ander gevalle word daar eerder verwag dat daar net sekere kantoor-ure is.
Daar is talle geldige argumente waarom mens eerder op kantoor as by die huis kan en moet werk. Hier is slegs ‘n paar:
- Werkgewers weet nie wat hulle werknemers by die huis doen nie.
- Oop kommunikasie tussen spanlede is beperk.
- Tegnologiese struikelblokke.
Hier is ook ‘n paar redes waarom dit makliker is om by die huis te werk:
- Werknemers bespaar vervoerkostes asook baie tyd op die pad.
- Kantoorkletsies verhinder werk en produktiwiteit.
- Werknemers kan woeker met hulle ure om by ‘n sekere skedule in te pas.
Ek het dit goed gedink om paar wenke te deel om seker te maak dat jou hibriede werkstelsel vir jou en jou span werk.
Wenke aan werkgewers
Stel jou prosesse reg op
Ek dink ons almal is bewus van die belangrikheid van prosesse in ‘n besigheid. Vir ‘n hibriede werkstelsel is dit net soveel belangriker dat elke “aksie” in die besigheid met ‘n stel reëls om die taak suksesvol af te lê, gepaard gaan. Van jou verkoopspan tot jou produksie-span, elke produk of diens het ‘n sekere proses wat gevolg moet word om die ideale uitkoms te hê. Ek stel ook voor om na stelsels soos “ClickUp” of “monday.com” te kyk om jou prosesse aanlyn te huisves en die kontrole van daar af uit te oefen. Hierdie programme het ook ‘n lekker tyd houer wat die bestuurspan kan inlig hoe lank sekere take neem en die aantal ure wat jou werknemers werk kan uitlê.
Gebruik ‘n formele kommunikasie-platform
Om interne kommunikasie te verbeter is platforms soos “Slack” goud werd. Die platform is geskryf om te dien as ‘n virtuele hoofkantoor. Daar is opsies om direk met mense te kommunikeer asook om spanne op te stel. Daar is ook talle integrasie opsies met ander stelsels soos “Google Calendar”, “HubSpot” en talle ander.
Gebruik ‘n “aanlyn”-kalender
Net soos ‘n aanlyn-kalender van kardinale belang in ‘n digitale wêreld is, is dit ook noodsaaklik vir ‘n hibriede werkstelsel. Jou werknemers se kalenders moet altyd sigbaar wees vir jou en vir hul mede-werknemers, dit het tot gevolg dat jy as bestuurder kan kontroleer waarmee alle werknemers besig is. Dit gee ook ‘n aanduiding van wanneer jou werknemers beskikbaar is.
Vertrou jou werknemers
Jou werknemers wil voel dat hul vertrou word en dat hulle die werk kan doen waarvoor hulle aangestel is. Dus kan ‘n bestuurder met ‘n vinnige vergadering in die oggend (waar almal hulle takies vir die dag bespreek asook terugvoer gee oor die vorige dag) sy span effektief lei. Hou jou werknemers verantwoordelik vir alles wat hulle die vorige dag gesê het hulle sal doen. Dit lei daartoe dat werknemers tot ‘n groot mate hulle eie spertye bestuur. Dit stel doelwitte, wat beteken dat wanneer werknemers deur die dag sloer, hulle later sal moet werk om takies af te handel (dus leer werknemers ook hoe om meer effektief te werk). Die kwaliteit van werk is steeds ononderhandelbaar en moet steeds deel vorm van sleutelprestasie-aanwysers.
Wenke aan werknemers
Wees altyd beskikbaar
Die eerste punt is een van die belangrikste punte. Geen werkgewer hou daarvan om ‘n werknemer te skakel en nie antwoord te kry nie (nie eers gepraat van voicemail nie). Daar is talle gevalle waar mens nie dadelik kan antwoord nie. ‘n Vinnige opvolg WhatsApp of SMS wat aandui dat jy besig is en dadelik terug sal skakel sodra jy kans kry, gaan baie ver.
Maak seker dat jou bestuurder alles rondom jou dag weet
Gebruik jou aanlyn kalender en oggendvergaderings om jou dag se planne met jou bestuurder te bespreek. Dit gee jou bestuurder gerustelling rondom wat jy by die huis doen en dien ook as jou beplanninglysie (beplanning is alles!). Verseker ook jou bestuurder oor take wat jy van plan is om af te handel deur die dag en doen dit getrou.
Daar is geleenthede waar mens gou uit hardloop om melk te koop (of iets soortgelyk). Laat weet jou bestuurder dat jy vinnig nie beskikbaar is nie. Dit is beter dat hulle jou nie soek, en nie in die hande kry nie.
‘n Goeie internet konneksie is nie net lekker vir Netflix nie
Goeie internet is nie meer ‘n skaarsheid in vandag se wêreld nie. Dit het ook baie bekostigbaar geraak. As jy effektief van die huis af wil werk is ‘n goeie internetkonneksie noodsaaklik. Alles wat jy doen gaan aanlyn wees, van vergaderings tot groot leêrs wat op- en afgelaai word. Dit is ‘n baie groot frustrasie as mens op ‘n aanlynvergadering is en een persoon se konneksie is nie stabiel nie – so byt die spit!
Stel ‘n goeie werkroetine op
‘n Goeie werkroetine is nie net vir by die huis nie maar is ‘n goeie idee in enige geval (lees meer oor “batching” – https://www.projectmanager.com/blog/what-is-batching). Die roetine om op ‘n sekere tyd te begin (al werk jy by jou huis, is jy nogsteeds laat as jy nie op tyd begin nie) gevolg deur ‘n sekere spesifieke stel take (begin jou dag met beplanning, byvoorbeeld) help ongelooflik baie.
Gee aandag aan jou persoonlike gesondheid
As jy by die huis werk, kan mens vinnig eensaam raak en energie verloor. Dus is dit belangrik om jou persoonlike gesondheid in ag te neem as jy by die huis is. Maak tyd om oefening te doen, al is dit net om te gaan stap in die middag. Vars lug is goed vir die siel en gee jou ‘n geleentheid om uit jou hokkie (jou huis) te kom.
Wat is ons ervaring?
Kwikstert het ‘n hibriede werkstelsel by ons kantoor geïmplimenteer en werk soos volg:
- Twee verpligte dae by die kantoor (ons wil graag hê almal moet mekaar sien).
- Een dag van jou keuse by die kantoor.
- Kantoor vergaderings (met kliënte of intern) is verpligtend.
- Die ander twee dae kan jy by die huis werk en is jou werksure buigbaar.
Kwikstert het die volgende ervaar:
- Mens is geneig om baie meer produktiewe werk by die huis te doen.
- Die kantoordae is goed vir moraal, interne kommunikasie en verhoudinge.
- Werknemers neem meer verantwoordelikheid vir hulle werk wanneer hulle nie mikrobestuur word nie.
- Bestuurders moet nogsteeds betrokke wees by hulle spanne om seker te maak hulle werkskwaliteit bly hoog.
- Bestuurders leer om hulle werknemers te vertrou, en nie werk self te doen of oor hulle skouers loer nie.
Klets met ons
Het julle ‘n hibriede werkstelsel? Wat is julle ervaring?