Stap 2 – Bedrywighede
Inleiding
Indien jy stap 1 gemis het, kliek hier.
Ek het gevind dat wanneer mens besig is om ‘n besigheid te beplan, ‘n mens geneig is om allerhande probleme te sien – verskaffers, verpakking, koerierdienste – wie gaan alles doen? Ek is hier om jou gerus te stel, net soos wat jy opsoek is na potensiële kliënte, is daar talle besighede wat opsoek is na jou. Die geheim lê in beplanning en navorsing. Ons hoef nie die eerste beste persoon wat mooi beloftes maak, te gebruik nie. Wees deeglik, doen navorsing en maak seker jou verskaffers pas by jou in.
Enige besigheid se bedrywigheid begin met ‘n invoer, verwerking en uitvoer op watter manier ookal. Daar lê oneindig baie waarde in die produksieproses. Hoe kan ek so effektief moontlik hierdie “proses” voltooi? Baie mense argumenteer dat sekere dienste of produkte nie in ‘n proses val nie en dat egtheid verlore gaan (veral in meer kreatiewe kringe) wanneer mens ‘n stel reëls het. Dit is egter glad nie die waarheid nie, dit beteken net dat jy dalk nie weet hoe om die proses effektief op te stel nie. Prosesse is daar om ‘n duidelike raamwerk te gee, die persoon wat die proses opstel bepaal die vryheid wat steeds binne die raamwerk kan geskied.
Iemand het onlangs vir my raad gevra oor bedrywighede en ek moet eerlik bieg ek dink die belangrikste is – “lees jou Bybel en bid elke dag, want dit gee jou krag”. Dit is harde werk en dit is nie maklik om dit alleen aan te pak nie. Die ander raad wat ek het: Begin aan jou besigheid as ‘n rekenaarprogram dink – dis ‘n stel reëls wat konstant dieselfde resultaat moet lewer.
Begin by jou produksieproses
Produkte
Om prosesse op te stel vir produkte is oor die algemeen meer eenvoudig as in die geval met dienste – mens moet na jou produksielyn dink soos ‘n “How it’s made”-episode op Discovery Channel.
In kort: jy het rou-materiale wat deur ‘n verwerkingsproses moet gaan om die eindproduk op te lewer. Die maklikste manier is om agteruit te dink en die stappe te lys tot waar jy weer met rou-materiaal sit. Groepeer stappe saam wat in een kategorie val – in my geval hou ek daarvan om groeperings te maak rondom die departement of “span” wat dit hanteer (selfs al het jy nie verskillende departemente of spanne nie, dink aan ‘n ideale wêreld waar die proses in spanne of departemente sou opgebreuk word). Jy kan ook gaan kyk na die organogram soos bespreek in stap 1.
Kom ons dink aan ‘n voorbeeld – ‘n hout stoel (vrywaring – ek het nog nooit ‘n stoel vervaardig nie, soos ek hierdie blog skryf, sit ek sonder sein in die donker en die enigste voorbeeld waaraan my brein kan dink is ‘n stoel. Dit mag dalk wees oor ek op een sit. Die proses soos bespreek is nie noodwendig die regte proses vir stoele vervaardig nie, eerder daar om die konsep te verduidelik).
- Ons begin by die einde: ‘n Voltooide stoel – reg om te verkoop!
- Kwaliteit-inspeksie
- Vernis
- Kwaliteit-inspeksie
- Bou van die stoel (onderdele aanmekaar timmer)
- Verwerking van rou-materiaal (saag onderdele)
- Ontvangs van rou-materiaal
- Aankoop van rou-materiaal
Fantasties! Nou skryf ons die proses in die regte volgorde en dan is die eerste stap klaar.
Die volgende stap is om departemente of spanne aan al die stappe toe te ken. Weereens, al is daar net een departement op die oomblik, moet ons vooruit dink – waarheern is ons op pad?
Volgens my lyk die proses nou soos volg, in die regte volgorde:
- Aankoop van rou-materiaal (Aankope Departement)
- Ontvangs van rou-materiaal (Logistiek)
- Verwerking van rou-materiaal (Produksiespan)
- Bou van stoel (Produksiespan)
- Kwaliteit-inspeksie (Kwaliteitinspekteur)
- Vernis (Produksiespan)
- Kwaliteit-inspeksie (Kwaliteitinspekteur)
- Voltooide stoel – reg om te verkoop!
Die laaste stap is om ‘n “afmerklysie” vir elke stap in die proses op te stel. Dit bestaan uit die belangrikste dinge wat moet gebeur om seker te maak dat die betrokke stap in die proses ‘n sukses is. Byvoorbeeld, by die “aankoop van rou-materiaal” is dit belangrik om dubbel seker te maak die regte kwantiteit en tipe hout bestel word. By die “ontvangs van materiaal” is dit belangrik om te kontroleer dat die materiaal wat ons bestel het dieselfde is as wat ons ontvang het. En so het ons sonder te veel moeite ‘n produksieproses aanmekaar getimmer.
‘n Paar belangrike notas vir jou produksieproses:
- Skryf jou produksieproses neer. (Hy moet nie net in jou kop bestaan nie!)
- Gaan deur die proses met al die lede van die produksiespan en maak seker elkeen verstaan sy rol in die proses. Luister ook na hulle insette – daar lê baie waarde in jou span se kennis, maak nie saak hoe slim jy dink jy is nie.
- Gebruik ‘n program of afmerklys of enige manier wat jy goeddink om seker te maak dat jou span die proses volg.
- Die proses is nie “die Bybel” nie, jy mag hom verander as jy voel daar is ruimte vir verbetering. Luister ook na jou span in hierdie geval.
Dienste
Ons is geneig om te dink dat dienste en produkte verskil ten opsigte van prosesse, maar in die meeste gevalle kan mens dienste voorstel as ‘n produk (wat Nilo? Jy maak alweer nie sin nie!). Kom ons kyk na tuindienste: Die ideaal sou wees dat jou tuin netjies is aan die einde van die dag, dus is die “produk” ‘n netjiese tuin. Dit maak half sin in MY brein. In elk geval, die skryf van die proses soos ons dit beskryf het in die produkte-afdeling kan presies op dieselfde manier toegepas word by dienste. Jy begin net nie met ‘n voltooide stoel nie maar eerder met ‘n idee van ‘n finale produk (‘n netjiese tuin) en jou “verwerking” is die proses om die tuin van deurmekaar na netjies te neem. Jy het nogsteeds verkillende stappe – in een stap gebruik jy die grassnyer, in ‘n ander stap spit jy die tuin – julle kry die punt.
Skryf jou verkoopsproses
Ek hou daarvan om die verkope-proses op sy eie te skryf. Dit voel vir my dit is ‘n hele ander deel van die besigheid en benodig dus sy eie sisteme en prosese. Die konsep bly dieselfde, maar daar is paar elemente waarop ons in die verkoopsproses moet let.
Die verkope-proses moet só geskryf word dat dit bydra tot die sukses van verkope maar ook om die produksiespan soveel moontlik te lei in wat benodig word. In die geval van produksie wat lei na voorraad aanhouding is dit wel nie so relevant nie. Maar in die geval waar ons ‘n webtuiste bou vir ‘n kliënt, moet ons die verkoopsproses so effektief moontlik op stel sodat wanneer die produksiespan aan die werk spring, hulle ‘n duidelike idee het wat van hulle verwag word.
Integreer
Die integrasie en outomatisering van jou prosesse is baie belangrik. Jy wil hê dat jou stelsels so maklik moontlik met mekaar “praat”, jy wil ook hê dat dit minamale insette neem van die spanlid om van een stap in die proses na die volgende te gaan. Dit is ongelukkig relatief administratief, maar ons kan dit so maklik moontlik maak sodat dit nie gesien word as administrasie nie maar eerder as ‘n stel reëls. Aan die einde van die dag wil ons konstant dieselfde kwaliteit (hopelik van hoë gehalte) produk teen ‘n redelike tyd kan bied. Die geheim van bedrywighede is om so konstant moontlik te wees en dat elke kliënt dieselfde ervaring het wanneer hulle met jou besigheid of produkte te doen het.
Ek hou daarvan om hierdie proses aan te pak deur te kyk na die maklikste take wat die grootste impak gaan hê. In my opinie is dit om te identifiseer watter take heeltyd herhaal (veral administratief) en hulle eerste aan te pak. Dink byvoorbeeld aan hoeveel keer jy min of meer dieselfde e-pos stuur? Sal dit nie makliker wees om stappe in die proses (verkope en operasioneel) te identifiseer waar ons kontak met die kliënt maak en dan vooraf die e-posse opstel en hulle gebruik soos nodig nie?
Dieselfde geld vir integrasie van jou sisteme (maak dit so maklik moontlik vir jou en jou kliënt) – Dink aan ‘n aanlynwinkel. Dit is veronderstel om vinnig en maklik te wees. Die kliënt plaas ‘n bestelling, kies sy voorkeur afleweringsmetode en volg die instruksies vir betaling. Jy kry die e-pos met produkte wat gekoop is, verpak en stuur dit. Ons het ‘n geneigdheid om te veel keuses te probeer inwerk. Wat as die kliënt ‘n EFT wil doen in plaas van sy kredietkaart? Wat as die kliënt my buurman is? Moet hy dan nogsteeds R 100 betaal vir aflewering? Dit is alles baie relevant en ek sê nie mens moet nie aan alles dink nie, maar my vraag is: Gee TakeAlot om of hulle jou buurman is of dat jy eerder met jou spaarsente wil betaal as met jou kredietkaart? Ons moet ons besigheid sien asof ons reeds die grootste droom bereik het. Vir ons om effektief te wees moet ons die reëls so eenvoudig moontlik hou. In plaas daarvan om jou bedrywighede te verander vir kliënte, leer jou kliënte om effektief met jou besigheid te integreer.
Verfyn
Verfyning is maar net vanuit die staanspoor ‘n goeie beginsel. Soos met meeste dinge in die lewe is jou jou eerste, tweede en selfs vyfde weergawe van die bedrywighedeproses as geheel nie perfek nie.
Hierdie is die belangrikste stap om jou besigheid aanhoudend op die voorvoet te plaas. Verfyn jou prosesse voortdurend.
‘n Paar wenke vir wanneer jy in ‘n verfyningsproses is:
- Luister na jou werknemers: Jou werknemers werk daagliks met die proses en het heel moontlik goeie raad rondom hoe jy dit kan verbeter.
- Eenvoud is goed: As jy die proses aan ‘n graad 1 leerling kan verduidelik – en hy verstaan dit – is jy op die regte pad. Dit veroorsaak dat ‘n plaasvervanger ook die kleinste impak moontlik op jou besigheid se bedrywighede gaan hê.
- Maak seker dat jy en elkeen in die proses, elke stap verstaan asook die rede vir sy bestaan.
‘n Paar laaste woorde
Hierdie is my raad rondom ‘n besigheid se bedrywighede en prosesse. Ek verstaan dat elke besigheid uniek is en sy eie uitdagings het, dus is dit baie moeilik om ‘n volledige gids te skryf wat op almal van toepassing is. Gebruik dit wat jy kan, jy bly steeds die kenner in jou veld, ek hoop daar is iets wat jy raak gelees het waarby jy kan baat.
Boekelys
- Conquer the Chaos: How to Grow a Successful Small Business Without Going Crazy – Clate Mask and Scott Martineau
- The 4 Disciplines of Execution: Achieving Your Wildly Important Goals – Chris McChesney, Jim Huling, and Sean Covey
- Built to Sell: Creating a Business That Can Thrive Without You – John Warrillow
- Extreme Ownership: How U.S. Navy SEALs Lead and Win – Jocko Willink and Leif Babin
Leer meer oor hoe om ‘n besigheid te begin in my volgende artikel “Stap 3 – Vind jou identiteit en skryf jou storie” .